知りタイムズ

「学校・教育関係」を中心とした、2chでの気になる記事、面白いと感じた記事を扱うまとめブログです。まとめながら自分も色々なことを知ることができたらと思っています。

    タグ:メール



    1 ぐれ ★ :2025/04/09(水) 07:35:31.06
    ※4/8(火) 19:46
    テレビユー山形

    山形県山形市立の小学校で、児童の学力のほか、家庭環境なども記載された名簿が、学年の保護者全員に誤送信されました。

    なぜ誤送信が起きたのかをひもとくことが、今後の再発防止につながるのではと感じます。また今回は学校が舞台でしたが、一般の会社でも起こりうる事だと誰もが認識する必要がありそうです。

    では、なぜ誤送信は起きたのでしょうか。

    山形市教育委員会 金沢智也 教育長「この度は誠に申し訳ございませんでした」

    きょう、山形市教育委員会が緊急の記者会見を開き事情を説明した、個人情報の流出。

    流出したのは、学校のクラス編成に使われる名簿で、児童・保護者の氏名の他、学力検査の結果・性格・行動・家庭環境などが記載されていました。

    なぜ、この名簿の流出が起きたのでしょうか。

    ■時系列でみていく

    山形市教育委員会によりますと、誤送信が起きたのは、きのう。学校では午前中に始業式が行われていました。

    午後、児童らが帰った後、教員の1人から校長と教頭に相談がありました。PTA役員の選出に関する名簿の紙を配れなかったというものでした。

    PTA役員の選出まで時間がなかったことから、校長は特例としてこの資料をメールで送信することを許可しました。

    これをうけ教員はメールの準備をし、教頭から表題や本文のチェックを受けました。

    しかし、この時、添付しているデータについては確認がとられませんでした。

    そして、午後2時40分頃、教員が学年の保護者全員にあててメールを一斉送信します。

    ■誤送信が「発覚」

    その数分後、学校の電話が鳴りました。

    保護者からのもので、個人情報が記載された資料が添付されているというものでした。

    教員はメールを確認し、誤送信が発覚。校長と教頭も事態を把握します。

    学校では、教育委員会に状況を報告するとともに、送ったメールを開封せず削除するよう学年の保護者に一斉メールを送信。

    その後、全員に電話をかけメールの削除を依頼しました。

    続きは↓
    小学校の教員が”最高機密”級の資料を全保護者に誤送信 家庭環境、性格、成績など…なぜ気づかなかったのか?答えはデータの「形式」にあった(山形市) https://topics.smt.docomo.ne.jp/article/tuy/region/tuy-1842078

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    1 少考さん ★ :2024/08/10(土) 05:48:25.30
    ※調査期間:5月28,29日

    「いつもご指導頂きありがとうございます」──なぜ学生は“丁寧すぎるメール”を送るのか?:Innovative Tech - ITmedia NEWS
    https://www.itmedia.co.jp/news/articles/2408/09/news050.html

    2024年08月09日 08時00分 公開

    Innovative Tech:

    このコーナーでは、2014年から先端テクノロジーの研究を論文単位で記事にしているWebメディア「Seamless」(シームレス)を主宰する山下裕毅氏が執筆。新規性の高い科学論文を山下氏がピックアップし、解説する。

    X: @shiropen2

     大阪工業大学に所属する越智徹さんが発表した論文「なぜ学生のメールはあんなに丁寧なのか?」は、学生が教員へ送るメールの内容を分析した研究報告である。この研究は、2021年にTogetterでまとめられたトピックが発端となる。
    https://ipsj.ixsq.nii.ac.jp/ej/?action=pages_view_main&active_action=repository_view_main_item_detail&item_id=237908&item_no=1&page_id=13&block_id=8
    https://togetter.com/li/1812030


    (出典 image.itmedia.co.jp)

    実際に学生が教員に送ったメールの例

     新型コロナウイルスの影響でオンライン授業が増加し、学生と大学教員のメールでのやりとりが急増した。これまでは件名や名前も名乗らない非常識なメールを送っていた学生が、最近では必要以上に丁寧で、ビジネスメール以上に形式的な文面が目立つようになった。

     この現象をより詳細に理解するため、この研究では160人以上の学生を対象にアンケート調査を実施。調査結果では、まず学生の63%が普段からほとんど電子メールを利用していないと回答した。次に、教員名や授業名などのシチュエーションを設定し「教員にメールを出す場合、どのような文面にするか書いてください」という質問に対する回答を得た。

     これらの全回答をChatGPT(GPT-4o)に入力して「非常に丁寧に書かれたパターンを抜き出して教えてください」というプロンプトを加えた結果、次のような応答があった。

    冒頭のあいさつでは「いつもお世話になっております」「いつもご指導頂きありがとうございます」という定型句が使用されている。自己紹介部分では「私は○○学部○○学科の△△と申します」という形式、また学籍番号を記載する学生も多く見られる。

     依頼に入る前の前置きや、メールの締めくくりとして「お忙しいところ申し訳ございませんが」「お手数おかけしますが」といった、やや大げさな表現も多く見られる。

     次の調査として、下記の3つのメールパターンを提示して、どれが最も適しているかをアンケートした。3つのパターンはChatGPTに書いてもらったもので、パターンAは過剰に丁寧な内容、パターンBは丁寧だが過剰ではない内容、パターンCは主に要件だけを書いたいわゆる1行メールに近い内容になっている。


    (出典 image.itmedia.co.jp)


    結果は、パターンBが65%で一番多かったが、注目したいのは丁寧すぎる内容のパターンAが34%と多いことだ。パターンAを選択した理由として「敬語がしっかりしている」「締めくくりのあいさつを書いている」などがあり、これらの結果から、教員を過剰に意識(過剰に丁寧に接するべき存在)している可能性を示唆している。

     学生が教員に過剰に装飾したメールを送る現象の背景には、メール作成の経験不足がある。適切な書き方が分からない学生は、不安を解消するためか、ネットで検索したサンプル例や、大規模言語モデルに応答させた内容を参考に書いている可能性が考えられる。

     この状況を確認するため、「メール 先生 書き方」でWeb検索を行い、上位に表示されたサイトを分析した。これらのサイトには、学生のメールテンプレートと呼べる要素が多く含まれている。「お世話になっております」「お忙しいところ失礼いたします」などの過剰なあいさつや「いつもご指導いただきありがとうございます」といった定型文、さらには夜中に送信しないなどのメールの送信時間への注意喚起などが見られた。

    (略)

    ※全文はソースで。

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    1 蚤の市 ★ ころころ :2024/08/03(土) 14:33:42.76
     今年の神奈川県内公立高校入学者の共通選抜(入試)オンライン出願でトラブルが相次いだ問題を巡り、受験を予定する生徒へのメール送信の成功率が日や時間帯によって2~3%台にとどまっていたことが分かった。県から事業を受託した「システム研究所」(福井市)が3月、県教育委員会に提出した報告書を、本紙が情報公開請求して入手した。手続きが滞った入学料の支払日には、サーバーの中央演算処理装置(CPU)負荷がほぼ100%になっていたことも判明した。(志村彰太)

     報告書によると、メール送信の不具合は1月9~19日と、24~25日の2度にわたって発生。そのうち、10日は生徒が登録したGメールに2万3685通を送信したが、成功したのは約800通(3.38%)だけだった。送信できたメールも、届くまでに十数時間を要したケースがあった。24日は午前11時台に送信したメール186通に対し、正常に送られたのは4通(2.15%)だった。

     合格発表があった2月28日午前9時ごろは、サーバーのCPU負荷が99・7%になった。同時に始まった入学料支払いでは、一時的に専用ページへのアクセスが集中し、手続きが完了しないトラブルが194件発生した。

     事業者は報告書で、再発防止策を明記。ショートメッセージサービス(SMS)を利用してシステム側からのメール送信数を減らすことや、県が普段から使っているドメインを共通選抜でも活用することなどを挙げた。あわせて、県側には合格発表と入学料支払いのタイミングをずらすことなどを求めた。

     報告書の提出を受け、県教委は6月の県議会文教常任委員会に再発防止策を提示。サーバーの増強やシステム改修に1600万円の追加費用がかかると説明している。

    東京新聞 2024年8月3日 07時27分
    https://www.tokyo-np.co.jp/article/344892

    【受験生へのメール、2%しか届かない時間帯も…神奈川・公立高の出願トラブル、報告書から見えた驚きの実態】の続きを読む



    1 ぐれ ★ :2024/06/01(土) 21:01:38.93
    ※2024/06/01 12:21
    読売新聞

     滋賀県教育委員会は31日、県立湖南農業高校(草津市)の教諭が、私用アドレスにデータを送信する際、メールアドレスのドメイン(インターネット上の住所)の入力を誤り、生徒140人分と、49事業所の情報などが含まれるメールを誤送信したと発表した。悪用は確認されていない。

     発表によると、25日午後、同校の教諭が、今年度行う生徒のインターンシップ(就業体験)のデータを私用アドレスに送る際、「gmail」を「gmeil」と誤って入力した。誤送信先は送信者のミスを狙った「ドッペルゲンガー・ドメイン」と呼ばれている。

    続きは↓
    https://www.yomiuri.co.jp/national/20240601-OYT1T50016/

    【農業高校教諭、「gmail」でなく「gmeil」に誤送信…生徒140人分の個人情報流出】の続きを読む



    1 蚤の市 ★ :2023/12/27(水) 18:05:48.34
     全国の公立小中学校のうち業務にファクスを使用しているのは95.9%に上ることが27日、文部科学省の調査で分かった。政府は今月、業務効率化を図るため、2025年度までに学校でのファクス利用を原則廃止する方針を示した。同省担当者は「メールへの変更を促す」と説明している。

     調査は校務のデジタル化状況を集計する目的で今年9~11月に実施。公立小中の9割に当たる約2万6千校が回答した。

     文科省によると、外部とのやりとりで押印や署名が必要な書類がある学校は87.2%。教職員に対して紙での提出を求めている書類がある学校も95.5%に上った。

    2023年12月27日 17時47分共同通信
    https://www.47news.jp/10321005.html

    【全国で、ファクス使用の小中学校は「95.9%」…文科省「メールへの変更を促す」】の続きを読む

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